وتتم عملية التواصل مع الأطراف الأخرى غير المجتمع الاستثماري حيث أن ما يتعلق بهذا المجتمع يندرج تحت الإفصاح (الموضوع السابق 3)، وتشمل سياسة التواصل كل من:
الموظفون.
العملاء.
الموردون والشركاء.
ولأهمية التواصل مع الجهات التنظيمية فقد أفرد في موضوع مستقل من هذه السياسة (الموضوع الخامس)
4-1 التواصل مع الموظفين
4-1-1 أهداف التواصل مع الموظفين
تناغم الموظفين معقيم الشركة ورؤيتها وأهدافها ومبادراتها، ومساعدتهم في إدراك الدور الذي يقومون به في هذا المجال.
تحفيز الموظفين وبناء حس الانتماء للشركة من خلال المشاركة والاتصالات المفتوحة.
إخطار الموظفين حول القرارات التي قد تؤثر عليهم مثل الأدوار والمسئوليات والمزايا والحقوق.
التغيرات في أنظمة الشركة الأساسية مثل حوكمة الشركة.
خطط التوسع – مثل الاندماج والحيازة وتطوير النشاط إلى مناطق جغرافية جديدة أو منتجات جديدة.
أخرى – مثل مزايا الموظفين، عقود العملاء والموردين، والالتزامات الاجتماعية.
4-1-3 الأدوار والمسئوليات
تقع مسئولية التواصل مع الموظفين على كل من:
المدراء المباشرين للموظف.
الموارد البشرية.
الجهاز التنفيذي (رئيس الشركة و/أو نوابه).
4-1-4 المعلومات الواجب إيصالها
يجب التركيز عند مخاطبة الموظفين على تمكينهم من تحقيق النجاح والإنتاجية، وتشمل الموضوعات الأساسية للاتصال مع الموظفين ما يلي:
بناء القناعة حول قيم ومهام ورؤية الشركة بالإضافة إلى استراتيجياتها.
بناء الوعي بأهداف الشركة وأولوياتها الإستراتيجية.
تحفيز الموظفين لتنفيذ مهام عملهم بفاعلية.
رفع مستوى الوعي بسياسات الشركة خصوصا تلك الخاصة بالموارد البشرية (كالتعويضات والمزايا الصحية وغيرها).
ضمان إدراك أهمية عملية تقويم الأداء ومعايير الترقية.
إخطار الموظفين بالتغيرات أو التطورات التي قد تؤثر فيهم أو في الشركة (مثل التغير في الإدارة العليا وإعادة التنظيم والبرامج الخاصة).
وتسعى الشركات إلى تحسين الاتصالات الداخلية عن طريق الحوار المتبادل، أو من خلال البريد الالكتروني الشهري أو النشرات الموجهة للموظفين، أو الاتصال المباشر مع رئيس الشركة والمسئولين على كافة مستوياتهم لما في ذلك من تحفيز للموظفين والمشاركة في المنظمة والمساهمة في تعزيز الاقتناع بتوجهات الشركة وسياساتها.
أمثلة الموضوعات التي قد تشملها النشرات:
الأهداف العامة للشركة.
أخبار المنتجات.
الأحداث الخاصة بالإدارات.
الترقيات والمكافآت.
مقابلات الجهاز التنفيذي.
.الأحداث العامة.
الأسئلة والأجوبة المتكررة عن الشركة.
الهيكل التنظيمي وتعديلاته.
الإنجازات المتميزة للشركة.
التغيرات التي تطرأ على السياسات والإجراءات.
4-2 التواصل مع العملاء
4-2-1 أهداف التواصل مع العملاء:
مشاركة العملاء في وضع السبل التي تمكن الشركة من خدمتهم بأفضل الطرق وتنمية أعمالهم (مثال: تبني المقترحات من العملاءعند تطوير المنتجات).
التأكد من إدراك العملاء لمزايا المنتجات والخدمات الخاصة بالشركة، ومزاياها الرئيسية مقابل المنتجات المنافسة.
توطيد أواصر الولاء وتوفير المساندة للعملاء للأغراض الاستراتيجيات والمبادرات التشغيلية (مثل إطلاقمنتجات جديدة، تجربة أساليب جديدة).
التغيرات في أنظمة الشركة الأساسية مثل حوكمة الشركة.
خطط التوسع – مثل الاندماج والحيازة وتطوير النشاط إلى مناطق جغرافية جديدة أو منتجات جديدة.
أخرى – مثل، عقود العملاء والموردين، والالتزامات الاجتماعية.
4-2-3 الأدوار والمسئوليات
تتولى الإدارات العامة للتسويق وخدمات كبار العملاء مسئولية التواصل مع العملاء وتنسق مع الإدارة التنفيذية في هذا الشأن.
4-2-4 المعلومات الواجب إيصالها
تبدأ عملية الاتصال مع العملاء بالتسويق والعلاقات العامة، بالإضافة إلى مندوبي كبار العملاء أو إدارات خدمات العملاء لدى الشركة (مراكز الاتصال، مكاتب خدمة العملاء).يجب أن تسعى الشركة جاهدة لبناء الولاء لدى العملاء وخصوصا بين كبار العملاء لديها.ومن أمثلة المعلومات التي يتعين توصيلها:
التغيرات التي تطرأ على المنتجات أو الخدمات.
التغيرات التي تطرأ على الأسعار/ الرسوم، شاملا الحملات الترويجية ورفع الأسعار.
مزايا خطوط المنتجات الحالية.
معلومات أخرى ذات أهمية للعميل.
4-3 التواصل مع الموردين
4-3-1 أهداف التواصل مع الموردين:
خفض التكاليف من خلال إيضاح استراتيجيات ومبادرات الشركة.
بناء علاقات تعتمد على الثقة المتبادلة وتأمين مساندة الموردين لاستراتيجيات ومبادرات الشركة (مثل الإعلان عن منتجات جديدة)، وخصوصا إذا تطلب الأمر التزام من جانبهم.
التغيرات في أنظمة الشركة الأساسية مثل حوكمة الشركة.
خطط التوسع – مثل الاندماج والحيازة وتطوير النشاط إلى مناطق جغرافية جديدة أو منتجات جديدة
أخرى – مثل مزايا الموظفين، عقود العملاء والموردين، والالتزامات الاجتماعية.
4-3-3 الأدوار والمسئوليات
تكون إدارة المشتريات مسئولة عن تنفيذ أنشطة التواصل مع الموردين، ويعاونها مدراء العموم حسب الحاجة.
4-3-4 المعلومات الواجب إيصالها
تعتبر عملية إدارة الموردين ذات أهمية في صناعة الاتصالات، حيث أن تغيير الموردين يكون له تأثيرات سلبية برفع الكلفة.وتبقى الشركات الناجحة على اتصال دائم مع الموردين الذين تتعامل معهم، وتقويم أدائهم على نحو وثيق.
وستكون عملية الشراء ناجحة إذا امتلكت الشركة القدرات – الأدوات الرائدة – المهارات - المعرفة أو إمكانية الوصول للمورد – وذلك من اجل مساعدة مورديها الأساسيين بالتطور والنمو.ومن إحدى الخطوات لتحقيق ذلك تشمل بناء علاقة تستند على الثقة مع الموردين وفتح باب الحوار معهم.
كما يمكن للشركات تحقيق مثل هذا الحوار عن طريق التصريح بالمعلومات التالية للموردين:
الخطط أو المبادرات التي لها تأثير عليهم (مثل خطط التوسع الرئيسية، الإعلان عن منتجات جديدة، تطوير البنية التحتية، الحملات الترويجية).
قياس أدائهم الفعلي مقابل الأهداف المتوقعة / المتفق عليها (الجودة، تحمل الكلفة، التوريد والإدارة)
التغيرات التي تطرأ على العمليات أو السياسات التي قد تؤثر فيهم (مثل التغيرات على عمليات/ أنظمة المدفوعات، أحكام وشروط الدفع).
